Rendszerünk képes a kiállított bizonylatokat automatikusan feladni a főkönyvnek. Ehhez azonban szükség van néhány beállítás elvégzésére. Ez a cikk sorra veszi azokat a lehetőségeket, melyek segítségével minden számla típust külön be lehet állítani, hogy a velük kiállított bizonylatok miként könyvelődjenek.

Programunk demója (melyből aktiválni lehet a teljes verziót) tartalmazza az alapértelmezett beállításokat minden bizonylathoz.

A "Bizonylat/Működési paraméterek beállítása/Bizonylattípusok beállítása" menüpont segítségével érhető el a paraméterezési felület.



A "Készpénz Tartozik" és "Készpénz Követel" oszlopok tartalmazzák azokat a számlaszámokat, melyekre készpénzes fizetési mód esetén könyvelődnek a bizonylatok. Az "Átutalás Tartozik" és az "Átutalás Követel" oszlopok pedig azokat a számlaszámokat, melyekre nem készpénzes (általában átutalásos) fizetés esetén kerülnek a bizonylatok.

FONTOS: A főkönyvi feladás csak abban az esetben működik, ha a "Főkönyvbe könyvelje" oszlop igenen áll, és kitöltötték mind a Tartozik, mind a Követel oldalt (tételes könyvelés esetében a minden tételnél, egyébként pedig az adott bizonylattípusnál).

Amennyiben Vevő vagy szállító gyökér számlát állít be a T/K oldal valamelyikére (pl.: 311 vagy 454), akkor a program a bizonylat kiállítása közben kiválasztott partnert fogja behelyettesíteni a megfelelő T/K oldalra. Ezt azonban csak akkor tudja megtenni, ha nem kézzel írta be a nevét, vagyis kiválasztotta őt a partner törzsből.

Azt, hogy a bizonylattípusokban beállított T/K számok közül melyiket vizsgálja a rendszer, az attól függ, hogy a "Vevő [T,K,' ']" oszlopban T vagy K van. Ha T, akkor a Tartozik oldalt figyeli, hogy van-e ott vevő vagy szállító gyökér számla, melynek egyik alábontása a kiválasztott partner, míg ha K, akkor pedig a Követel oldalt vizsgálja.

Főkönyvi feladás típusai:

Lehetőség van beállítani a főkönyvi feladás típusát: tételes, összesített vagy tételesen összesített legyen. Ez befolyásolja a számlán szereplő kontírozási adatokat is.

Összesített: Ennél a beállításnál a bizonylattípusok beállítása során beírt főkönyvi számokra történik a könyvelés, amely a Működési beállítások/Bizonylattípusok beállítása menüponttal tehető meg.

Tételes: Beállítható az Anyagonkénti könyvelés [T,K] ebben az esetben a Karbantartás/Árucikkek, anyagok karbantartása vagy Szolgáltatások karbantartása menüpontban felvett árucikkek vagy szolgáltatásoknál beállított főkönyvi számra történik a könyvelés. Árucikkeknél az Árbevétel számla oszlopból szolgáltatásoknál a Könyvelési számlaszám oszlopból veszi ki a főkönyvi számot.

Tételesen összesített: Ugyanaz vonatkozik erre a beállításra is, mint a Tételesre. A különbség az a kettő között, hogy a tételesen összesített beállítás esetén a program figyeli a számlára felvitt tételeket. Ha a különböző tételeknél megegyezik a Tartozik és Követel főkönyvi szám, a munkaszám, az ÁFA % és az ÁFA szám akkor összevontan könyveli le azokat. Amennyiben az egyik a felsorolt adatok közül eltérő akkor nem vonja össze a tételeket.

Tételes, vagy anyagonkénti feladás

Ha az "Anyagonkénti könyvelés [T,K,]" oszlopban T áll, akkor feladásnál a Tartozik, míg ha K, akkor a Követel oldalra fog kerülni a szolgáltatásonként, vagy árucikkenként megadott főkönyvi szám. (Karbantartás/Árucikkek, anyagok karbantartása vagy Szolgáltatások karbantartása menüpont).

Lényeges, hogy anyagonkénti könyvelés csak abban az esetben lehetséges, ha tételes vagy tételesen összevont feladás van beállítva a fentebb már említett Működési beállítások/Bizonylattípusok beállítása menüpontban.

Ezt viszont az összesített feladásnál a program nem veszi figyelembe.

Szolgáltatásoknál a "Bizonylat/Szolgáltatások karbantartása" menüpontban a "Könyvelési számlaszám" oszlopban adható meg, hogy mire kerüljön a bizonylattétel tételes főkönyvi feladáskor.

A "Bizonylat/Árucikkek, anyagok karbantartása" menüben pedig az anyagonkénti számlaszámok paraméterezhetők be a Készlet-, Árkülönbözet-, Költségnem- és Árbevétel számla oszlopokban. Egy összetettebb eljárással a bizonylatok egyéb paramétereitől függően rögzülnek a megfelelő oszlop adatai a tételekhez a Tartozik vagy a Követel oldalra.

Az "Anyagonkénti könyvelés [T,K,]" oszlopban állhat még C betű is, melynek segítségével még inkább testre szabható az anyagonkénti könyvelés. Ám ebben a speciális esetben mindenképpen az ügyfélszolgálat segítsége kell. Kérjük, ilyen beállítással ne próbálkozzon.

Anyagonkénti könyvelés alapbeállítása lépésről lépésre:

1. Működési beállítás/Bizonylattípusok beállítása menüpont

2. Főkönyvbe könyveljen oszlopban az IGEN érték szerepeljen

3. Főkönyvi feladás típusa Tételes vagy Tételesen összesített értéken álljon.

4. Az Anyagonkénti könyvelés[T,K] oszlopba állítsa be a T vagy a K értéket a fenti instrukcióknak megfelelően.

5. Karbantartás/Árucikkek, anyagok karbantartása vagy Szolgáltatások karbantartása menüpont megnyitását követően adja meg a főkönyvi számokat. Árucikk esetén az Árbevétel oszlopban kell megadni, Szolgáltatás esetén a Könyvelési számlaszám oszlopban.

Fontos odafigyelni arra, hogyha anyagonként vagy szolgáltatásonként eltérő főkönyvi számokra könyvel és elvégezte az ehhez szükséges beállításokat, akkor minden anyag és szolgáltatás esetében adja meg a főkönyvi számokat, hogy helyesen rögzüljenek a főkönyvbe a tételek, ha ezt nem teszi meg akkor ezen tételek nem vagy helytelen főkönyvi számra kerülnek.

Arról pedig, hogy a tételek melyik naplóra fognak kerülni, hogy mikor fog 5 Ft-os kerekítési sor generálódni, valamint hogy a fizetési módok hogyan befolyásolják a Tartozik és a Követel számlaszámokat, a Fizetési módok karbantartása című cikkben olvashat.

A további beállítási lehetőségekről a cikk további részében olvashat.

ÁFA paraméterezése

Az "ÁFA kezelése áraknál" oszlop értéke határozza meg, hogy az adott bizonylattípussal kiállított bizonylathoz könyvelődik-e ÁFA is. Ha ez igenen áll, akkor jön számításba az "ÁFA számla" oszlop. Itt adható meg, hogy a tételek melyik ÁFA számra rögzüljenek. Ha ez üres marad, akkor ÁFA nélkül rögzül a bizonylat a főkönyvben.

A leggyakoribb, hogy egy gyűjtő ÁFA számlát adnak meg (pl.: 467, 466, 4671, 4661). Ilyen esetben a program megpróbálja megkeresni az ÁFA kódokat tartalmazó táblázat alapján (ÁFA kódok karbantartása, módosítása) a gyűjtő alá tartozó első ÁFA típust. Ez alapján meghatározza a program a fizetendő és/vagy levonható számot, az esetleges átvezetési számot és az ÁFA kódot.

Ha könyvelhető ÁFA számot adunk meg, akkor azt fogja keresni az ÁFA kódok között. Amennyiben nem találja meg, elkezdi keresni a közvetlen gyűjtőjét (pl. ha nem találja a 46715-öt, elkezdi keresni a 4671-et, ha ezt sem találja a 467-et, stb.). Az első találat adatait gyűjti ki a program.

Amennyiben pénzforgalmi szemléletű a cég, akkor a pénzforgalmi fizetendő és levonható ÁFA kódok részesülnek elsőbbségben a hagyományos fizetendővel és levonhatóval szemben az előbb említett keresés során.

Ha számlaszámot (és nem a harmadik lehetőségként említett ÁFA kódot) paraméterezünk be az ÁFA számlához, akkor a fordított ÁFA kivételével nem lehet speciális ÁFÁ-t kiválasztani. (Speciális ÁFA alatt olyan ÁFÁ-t értünk, mely egy átvezetési számlán keresztül azonnal rákerül a fizetendő és a levonható számra is.)

Egy harmadik lehetőség, hogy az ÁFA programbeli kódját adjuk meg az említett oszlopban. Ekkor az ÁFA kódokat tartalmazó táblázat alapján ehhez tartozó számlaszámokat gyűjti ki a rendszer. Ennek használata speciális esetekben lehet szükséges. Ilyenkor a legtöbb esetben a megadott ÁFA kódhoz tartozó számlaszámra rögzülnek a bizonylatok.

Amennyiben itt FA (fizetendő ÁFA) vagy LA (levonható ÁFA) kód áll, akkor speciális ÁFÁ-k is választhatók számlázás közben a kontírozási ablakban.

FONTOS: Nem lehet olyan könyvelhető számlaszámot megadni, mely egy speciális ÁFÁ-hoz van hozzárendelve. (Ilyenkor a program tovább keresné a nem speciális ÁFÁ-k között, hogy van-e a megadott számnak megfelelő gyűjtőjű ÁFA kód). Ha speciális ÁFA könyvelésére van szükség, akkor azt ÁFA kóddal kell jelölni a bizonylatok paraméterezésében.

Arról, hogy ezeknek a beállításoknak milyen hatása van a tényleges bizonylat rögzítésnél, arról ebben a cikkben olvashat bővebben: Főkönyvi feladás használata bizonylat kiállításakor.


Kerekítések beállítása

Három oszlopban van lehetőség a forintos értékekre ható kerekítések beállítására:

1.) "Kerekítés": Ilyenkor a program egészre kerekíti a nem tételesen feladott bizonylatok értékét.

2.) "Tételes kerekítés": Ilyenkor a program tételenként kerekíti az összegeket. A bruttó értéket mindig egészre, a nettókat pedig a "Kerekítés" oszlop igen értéke esetén egészre, míg nem értéke esetén két tizedesre kerekíti nem tételes feladás esetén. Tételes könyveléskor mindenképpen egészre kerekít a rendszer.

Ez a kerekítés kötelező tételes főkönyvi feladás esetén, de nem lehet együtt a bruttó kerekítéssel.

3.) "Bruttó kerekítés": Ilyenkor a nettó felbruttósított értékét kerekíti a program (a "Kerekítés" vagy a "Tételes kerekítés"oszlop igen értéke esetén egészre, míg mindkettő nem értéke esetén két tizedesre), majd ezt osztja vissza ismét nettóvá.


Kontírozási példány beállítása

A "Kontírozás melyik példányon?" nevű oszlopban állítható be, hogy a kinyomtatott bizonylaton melyik példányon szerepeljen tételenként a Tartozik, Követel és ÁFA számla. Ha nullát állít be, akkor egyik példányon sem fog szerepelni a kontírozás.


Munkaszám beállítása

Erre a "Munkaszám" oszlopban van lehetőség. Ha megadott egy munkaszámot, akkor tételes feladás esetén minden tételné az fog szerepelni alapértelmezetten, de egyenként módosítható. Ha nem tételes a főkönyvi feladás, akkor nem módosítható tételenként ez az adat.

Amennyiben 8 db 9-est (99999999) paraméterez be ebbe a mezőbe, akkor minden számlán külön megadható egy alapértelmezett számlaszám, ami tételes feladás esetén ugyancsak egyenként módosítható.


Folyamatos teljesítés beállítása

A "Folyamatos teljesítés?" oszloppal lehet szabályozni a folyamatos teljesítés megadásának működését. Ennek a kapcsolónak három állása van:
 - Nem (Nem lehet megadni folyamatos teljesítést)
 - Igen (A bizonylat rögzítési képernyőjén megjelenik egy "Folyamatos teljesítésű" jelölőnégyzet, amiben alapértelmezetten szerepel a pipa.)
 - Választható (A bizonylat rögzítési képernyőjén megjelenik egy "Folyamatos teljesítésű" jelölőnégyzet, amiben alapértelmezetten nem szerepel a pipa.)

Arról, hogy a bizonylatok melyik évbe és milyen módon könyvelődnek, a következő cikkben olvashat: Főkönyvi feladás könyvelési éve és módja