(A helyesbítés, módosítás vagy stornózás, érvénytelenítés törvényi hátterének megismeréséhez itt talál bővebb információt.)
Egy korábban kiállított számlát akkor lehet helyesbíteni, amennyiben a számlát valamilyen szempontból elrontotta és azt módosítani (helyesbíteni) kívánja. Az aktuális jogszabályok azonban nem teszik lehetővé, hogy egy már kiállított (sorszámmal rendelkező) számlát utólag módosítson. Ilyenkor egy új számlát kell kiállítani, ami tartalmilag helyesbíti a korábbi számlát, ezt hívjuk helyesbítő számlának. A helyesbítő számla adattartalmát tekintve hivatkozik az eredeti számla sorszámára, valamint ellentétes (mínuszos) előjellel tartalmazza az eredeti számla tételeit. Ezen kívül bármi módosítható a számlán vagy bármilyen új adattal kiegészíthető (pl. új tétel a számlán, akár még a partner irányítószáma is javítható, vagy akár a dátum is). Viszont abban az esetben, ha csak a dátumot kell módosítani akkor a helyesbítő számla végösszege nulla forint lesz. A legfontosabb azonban az, hogy a helyesbítő számla az eredeti számlával együtt érvényes, ezért mindkét számlát oda kell adni a vevőnek, hiszen számviteli szempontból a két számla (és azok tételeinek) együttes értéke kerül be a könyvelésbe. Ebből adódóan a helyesbítő számla végösszege azt az összeget jelenti, amit az eredeti számla értékén felül még a vevőnek fizetni kell. Amennyiben itt mínuszos összeget lát, az azt jelenti, hogy a vevő az eredeti számla alapján többet fizetett, így abból neki vissza kell téríteni a feltüntetett összeget. Amennyiben a számla helyesbítése nem érintette az eredeti számla összegét (pl. csak a vevő nevét vagy címét javította), úgy a helyesbítő számla végösszege 0 Ft lesz, hiszen a vevőnek az eredeti számla összegén felül már nem kell fizetnie semmit.
A helyesbítés menete a programban
A helyesbítő (módosító) számla készítéshez lépjen be a bizonylat műveletekbe és válassza ki a helyesbíteni kívánt számlát. Ezután a helyesbítés ikonra kattintva megjelenik az eredeti számla, melyet módosítson le úgy, hogy az eredeti összeget írja át, az új helyes összegre vagy darabszámra. (Tehát azt lássa a képernyőn amilyennek a számlának eredetileg is lennie kellett volna, tehát a helyesbített összeget, és adatokat lássa.)
Ha olyan tétel szerepelt az eredeti számlán ami nem kellett volna azt törölni kell, ha hiányzott az eredeti számláról tétel akkor azt fel kell venni. A program az eredeti számla alapján ezt is le tudja kezelni.
Rögzítés után a program létrehoz egy új számlát(új számlaszámmal) melyen a kizárólag a helyesbített tétel eredeti összege szerepel negatív összeggel, és ezen felül a helyesbített összeg is szerepelni fog. A végösszeg a kettő különbözete lesz.
A helyesbítő számla az eredeti számlával együtt érvényes tehát a két számla együtt alkotja a helyes bizonylatot!
Be lehet állítani, hogy a helyesbítő számlán csak a változott (módosított), vagy a változatlan és a változott sorok is szerepeljenek. Ha azt szeretné, hogy a változatlan tételek is szerepeljenek rajta, akkor a "Kilépés/Gyors menü/Rendszer beállítási táblázat (speciális működés)" menüpontban a 210. rendszerparamétert ("Helyesbítő számlán szerepeljenek-e a változatlan sorok?") állítsa át IGEN-re. Akkor érdemes esetleg IGEN-re kapcsolni ezt a kapcsolót, ha a számlán csak néhány tételsor van, ha sok (több tíz, vagy száz) akkor mindenképpen érdemes NEM-re állítani a kapcsolót, mert ellenkező esetben egyszerűen nem látja hogy melyik tétel lett helyesbítve!
Helyesbítés formái (leggyakoribb példák): A számla helyesbítését a bizonylat/bizonylatműveletek menüpontban lehet elvégezni. Az adott számlán állva a helyesbít (ceruza) ikon segítségével.
1. Kiállítottunk egy számlát de nem stimmel a darabszám. Lépjünk be a bizonylatműveletekbe és válasszuk a helyesbítést.
Írjuk át a darabszámot a bizonylaton és rögzítsük le.
Ezután létrejön egy új számla sorszámmal, (helyesbítő számla melyen szerepel az eredeti számla tartalma lemínuszolva és a helyes tételek is)
A példában az eredeti számlán 5 darab volt, és mi 4-re javítjuk le a mennyiséget. Ekkor a következőképpen néz ki a számla:
Főkönyvi kapcsolat esetén a helyesbítő számla is automatikusan lekönyvelődik. Előfordulhat olyan eset, hogy nem tételes főkönyvi feladás volt beállítva az adott bizonylatmozgáshoz. Ha az így kiállított számla helyesbítésére úgy kerül sor, hogy átállították tételesre a főkönyvi feladást, akkor a program nem tudja lekönyvelni a tételt. Ehhez előbb vissza kell állítani ideiglenesen nem tételesre a feladást, és úgy helyesbíteni a számlát. (Amennyiben a helyesbítés után észlelte, hogy nem könyvelődött le a bizonylat, akkor a feladás fent említett átállítása után a bizonylat műveletekben a "Főkönyvi rögzítés száma" oszlopban az adott tételen állva Enter segítségével utólag is rögzíthető a főkönyvben.)
Abban az esetben, ha a helyesbítés során nincs módosítás a bizonylat tételeiben (sorok nélküli lesz a helyesbítő számla), a rendszer nem tud mit feladni a könyvelésbe, viszont ha a fizetési határidő módosul, akkor ilyen esetben a program megkérdezi, hogy az eredeti számla könyvelésében módosítsa-e az esedékességet. Igent választva a rendszer módosítja az esedékességet a könyvelési fejben, tételekben és évek közötti áthúzódás esetében az áthúzódott vegyes könyvelési tételekben és esetleges fejben is.