Évzárás előtt ellenőrizni szükséges a feltöltött számlák állapotát és teljességét.
Ha a korábbi évben minden számla fel lett töltve és iktatva akkor elvégezhető a zárás az ügyfélkapu felületére belépve az \"Archiválás\" ikonra klikkelve.
Fontos!
- Az archiválás elindítása előtt ellenőrizni kell, hogy a lezárni kívánt évben álljon az ügyfélkapu és ne legyen megnyitva a következő év. Ezt az \"Archiválás\" gomb melletti évszám mező lenyitásával lehet ellenőrizni.
- Az archiválás folyamatának megszakítása szigorúan tilos, NE zárja be a QS ügyfélkaput böngészőjében. Az adatbázisok méretétől függően az archiválás hosszabb időt is igénybe vehet.
- Az „Archiválás” ikonra klikkelve minden cég zárása megtörténik. Például nem csak a képen látható „demó teszt – 12345678-9-10” cég kerül zárásra, hanem az összes a legördülő ablakban látható cégé.
- Az iktatott dokumentumok mindig abban az évben maradnak, ahova fel lettek töltve.
- Az archiválás folyamata nem megismételhető.
A QS ügyfélkapuról történő lekérdezés során azt az évet tudjuk lekérni, amelyikben a QS program áll illetve az utána következő éveket tehát például ha 2023-ban áll a QS program, akkor a 2023-as és az azt követő éveket tudjuk lekérdezni 2023, 2024, 2025 stb.
A QS program professional verziójával elérhető lista feltöltési funkció. A feltöltés esetén abba az évbe lesz feltöltve a webesiktatóba az érintett lista, amelyik évben áll a program.
Amennyiben még nem végezte el a zárási folyamatot, de az új év már elkezdődött, akkor a webes iktató belépéskor automatikusan a korábbi évben fog állni.
A QS ügyfélkapu 5 évnyi adatot őriz meg, a 6. év zárásakor a legelső év állománya törlődik az archiválás napján éjfélkor.
Évzárás után figyelni kell hogy jó évbe legyenek feltöltve a PDF-ek pl. 2023 év zárása után ha 2024-es bizonylatot tölt fel a 2023-as évbe akkor az már nem fog átkerülni a 2024-es évre akkor sem ha a számviteli teljesítés dátuma 2024-es.
Abban az esetben ha egy dokumentum nem a megfelelő évbe került feltöltésre van mód annak átmozgatására.
Az "Átmozgatás" menüre klikkelve megnyithatóak a bejövő vagy a kimenő számlák. Ezekben a menükben van mód a tételek egyesével vagy a kár tömegesen történő átmozgatására a "Kijelölt elemek áthelyezése" gombra klikkelve.
A gombra klikkelve a lenti ablak jelenik meg, melyben kiválasztható hogy a kijelölt bizonylat(ok) melyik évbe kerüljenek.