Forintos könyvvezetésű kettő könyvelő programunk Professional változatában a "Könyvelés / Folyószámla utólagos (kézi) összepontozása" menüpontban utólag is lehetőség van összevezetni a nyitott folyószámlájú könyvelési tételeket.
A „Kilépés/Gyors menü/Rendszer működési alapadatok (alap működéshez)” menüpontban a rendszer automatikusan kitölti a „Kézi kipontozás” mezőt a 3899-es főkönyvi számmal. A „Karbantartás/Naplók karbantartása” menüpontban is létrehoz a program egy új, „Kipontozás” nevű fejléces, kiegyenlítés típusú naplót, aminek a főszámlája 3899, és ami „O” prefixszel a bizonylatszámba készíti a naplósorszámozást. (Abban az esetben, ha már van olyan napló, aminek a főszámlája 3899, a rendszer nem hozza létre a „Kipontozás” naplót. Ha a 3899-es főkönyvi szám nem létezik a számlatükörben, akkor a program automatikusan felveszi azt az utólagos összepontozás indulásakor.)
A menüpont elindításakor egy folyószámla listához hasonlóan meg kell adni, hogy vevőkre vagy szállítókra, melyik partner csoportra (pl. belföldi, külföldi, egyéb), egy vagy több partnerre, forintban vagy devizában és milyen számítási dátummal legyenek lekérve a nyitott folyószámlás tételek.
A bekérő ablak után megjelenő táblázatban enter, dupla kattintás, vagy a "Megjelölés" ikon segítségével jelölhetők meg az összepontozni kívánt sorok. Ugyanígy szüntethetők meg egyesével a kijelölések. A „Mindent” ikonnal vagy a Ctrl+F5 billentyűkombinációval az elsődleges sor kijelölését követően lehet másodlagosnak megjelölni az összes többi sort. A „Partner mind” ikonnal vagy Shift+F5 billentyűkombinációval az elsődlegesnek megjelölt partner minden további tételét lehet megjelölni másodlagosnak. A „Megszüntetés” ikonnal vagy a Delete gombbal pedig az összes kijelölést megszünteti a program.
Kétféle színezést használ a rendszer a kiválasztott sorok megjelölésére. A piros betűs sor az elsődlegesnek megjelölt sor. A másodlagosként megjelölt sorok a "Program megjelenésének beállítása" ablakon megadott "Eltérő színű sor színe" szerinti színnel jelenik meg, ezért lehet, hogy eltér a képen látható kék színtől. Az alábbi képeken mindkét jelölés látható.
A kívánt sorok megjelölése után a "Kipontozás" ikonra kattintva, vagy az F5 billentyűt megnyomva indítható el az összepontozás. A rendszer számos ellenőrzést végez az összepontozás előtt. Ha minden rendben van, akkor összevezeti a megjelölt tételeket, és amelyek kifutnak, azok eltűnnek a táblázatból. Ha van olyan tétel, amelynek a nyitott összege változik csak, akkor az továbbra is látható marad a táblázatban, és frissül az összege.
A kipontozás működése három nagy ágra bontható:
- Csak két sor van kijelölve
- Több sor van kijelölve, és pénzügyi sor az elsődlegesnek megjelölt
- Több sor van kijelölve, és nem pénzügyi sor az elsődlegesnek megjelölt
Két sor van kijelölve
Ha a két megjelölt sor közül az egyik pénzügyi (banki vagy pénztári) sor, akkor annak alábontásaként fogja kiegyenlíteni a rendszer a nem pénzügyi sor, vagyis a folyószámla előírást. Abban az esetben pedig, ha két pénzügyi sort kell összevezetni, akkor az elsődlegesnek megjelölt kapcsolódó bizonylatszámához fog bekerülni a másodlagosként megjelölt sor bizonylatszáma, vagyis annak a folyószámlájára fog kerülni a tétel. Amennyiben nincs pénzügyi sor az összevezetni kívánt sorok között, akkor az elsődlegesnek megjelölt sor folyószámlájára fog kerülni a másik sor. Az alábbi képen például A VEVŐ1 folyószámlájára fog rákerülni a VEVŐ1SZTORNÓ bizonylat, mert ennek a kapcsolódó bizonylatszámába fogja a rendszer beírni a VEVŐ1 bizonylatszámot.
Több sor van kijelölve, és pénzügyi sor az elsődlegesnek megjelölt
Ilyen esetekben a másodlagosként megjelölt bizonylatokat az alapadatokban megadott kézi kipontozás (alapértelmezetten 3899-es) főkönyvi számmal szemben fogja kiegyenlíteni a rendszer a kipontozás naplóban. Ennek az összevezetési tételnek az automatikusan generált bizonylatszámát beírja a rendszer az elsődlegesnek megjelölt pénzügyi sor kapcsolódó bizonylatszámába, az ellenszámláját lecseréi a kézi kipontozás főkönyvi számára (3899-re), valamint az összegét módosítja 3899 egyenlegére, ami a kipontozás naplóra könyvelt tételekből jön ki. (Pénzforgalmi áfás előírások kiegyenlítésekor az áfa sorok és devizás kiegyenlítésnél az esetleges árfolyam különbözet sorok a kipontozás napló sorai között jelennek meg.)
Például az alábbi képen látható VEVŐ1, VEVŐ2 és VEVŐ3 bizonylatokat a kipontozás naplóban kiegyenlíti a program a 3899-cel szemben, és egy a könyvelési tétel megkapja az O24/000001-es bizonylatszámot. A -300.000Ft-os banki sorban a 31100001-es ellenszámlát lecseréli a program 3899-re, és a kapcsolódó bizonylatszámba beírja az O24/000001-es bizonylatszámot. A sor értékét átírja 60.000Ft-ra, és generál egy újabb banki sort a maradék összeggel, 240.000Ft-al (itt 31100001 marad az ellenszámla).
Több sor van kijelölve, és nem pénzügyi sor az elsődlegesnek megjelölt
Ilyen esetekben a másodlagosként megjelölt tételek közül a pénzügyi sorok kapcsolódó bizonylatába bekerül az elsődlegesnek megjelölt bizonylat bizonylatszáma. A másodlagos tételek közül a nem pénzügyi sorokat pedig az alapadatokban megadott kézi kipontozás (alapértelmezetten 3899-es) főkönyvi számmal szemben fogja kiegyenlíteni a rendszer a kipontozás naplóban. Ugyancsak a kipontozás naplóba könyvel a program egy sort, amivel a 3899 egyenlegét átvezeti az elsődlegesnek megjelölt bizonylat folyószámlájára, vagyis ebben a sorban a kapcsolódó bizonylatszám az elsődlegesnek megjelölt tétel bizonylatszáma lesz. (Pénzforgalmi áfás előírás kiegyenlítésekor az áfa sorok és devizás kiegyenlítésnél az esetleges árfolyam különbözet sorok a másodlagosnak megjelölt pénzügyi sor(ok) alábontásaiként jelennek meg.)
Például az alábbi képen látható VEVŐ2 és VEVŐ3 bizonylatokat a kipontozás naplóban kiegyenlíti a program a 3899-cel szemben, és könyvel egy sort T31100001 K3899 oldalakkal 50.000Ft-os értékkel.