Kérjük adatainak biztonsága érdekében, importálás előtt használja az adatmentés funkciót. Az importálás során visszavonhatatlanul törlődik a számlatükör és a könyvelés akkor ha a beemeléskor megjelenő ablakban a "Kezelés módja" mezőbe a "Jelenlegi könyvelés törlése" van megadva és a "Jelenlegi számlatükör törlése (ajánlott)" jelölőnégyzet be van pipálva!

Ezzel a lehetőséggel beemelhetők egy másik programból a számlatükör adatai és a könyvelt tételek egy szabványos AUDIT.XML fájlból.

Az importálás végén, ha van a programban folyószámla kezelés, akkor elindítható a folyószámlák generálása. Ennek helyes működéséhez a "Kilépés/Gyors menü/Rendszer működési alapadatok (alap működéshez)" és a "Karbantartás/ÁFA kódok karbantartása" menüpontban meg kell adni a szükséges számlaszámokat. Ezekről bővebben itt olvashat:

  - Könyvelési alapadatok beállítása

  - ÁFA kódok karbantartása, módosítása

Ha az importálandó cégben vannak pénzforgalmi áfás tételek, akkor fontos, hogy importálás előtt az importálni kívánt számlatükörnek megfelelő átvezetési számok legyenek beállítva az Áfa kódok karbantartása menüpontban a pénzforgalmi áfás kódokhoz.

Maga az importálás funkció a „Karbantartás -> Adatmentés, visszatöltés -> Audit XML fájlból könyvelés beolvasása” menüpont alatt érhető el.

A menüpont kiválasztása után egy univerzális beállító ablak jelenik meg.

Az Audit.xml típusa mezőben kiválasztható, hogy melyik programban előállított állományt szeretne beemelni. Kiválasztható továbbá, hogy milyen adatokat szeretnének beemelni: Mindent amit az állomány tartalmaz, Csak a számlatükröt, Csak a partnereket, Számlatükröt és Partnereket, Partnereket és könyvelést. Az első és ötödik lehetőségen kívül egyik lehetőségnél sem fog a könyvelés importálódni.

Ezután kiválasztható az importálandó állomány. Fontos, hogy ne legyen túl hosszú az útvonal, mert ha nem fér ki a kiterjesztés nem fog importálódni adat.

A partner adatok beemelésére is van mód a megfelelően előállított XLS állománnyal, mintaállomány itt érhető el.

A Naplók beállítása lehetőségnél az Idegen naplókódok adhatóak meg. Ez alapvetően be van paraméterezve. Lehetőség van megnézni, hogy a kiválasztott állományban milyen naplók és milyen naplókódok szerepelnek. Ez a MEGNÉZ gomb megnyomásával érhető el. Ezen felül, ha az alap beállítás eltér az állományban szereplő naplóktól 2 lehetőség van a módosításra:

1. A feltölt gombra kattintva felülírhatja az audit.xml-ben szereplő adatokkal az alap beállítást és ehhez tudja hozzárendelni a programunkban szereplő naplókat.

2. Az egyes mezőkön enter megnyomását követően kézzel módosíthatja az idegen napló kódját és nevét

A Főkönyvi számok lehetőségben az egyes alap főkönyvi számokat lehet megadni illetve feltölteni. Alapvetően a központi beállításokat nézi a program, de megnézhető, hogy az állományban milyen főkönyvi számok szerepelnek és ezekkel felülírható a központi beállítás.

Az AUDIT.XML fájlban nincs rögzítve, hogy a pénzforgalmi ÁFA tartalmú előírásokat melyik ÁFA számlára kell majd a kiegyenlítésnél átvezetni. Ezért a programunk automatikusan a 4671 és 4661 számot ajánlja majd fel a kiegyenlítésnél  (az ÁFA fajtájának megfelelően). Ez a könyvelés során az Érték mezőn enter hatására felugró ablakban módosítható.

Vannak olyan import fájlok is, amelyekben a fizetendő pénzforgalmi áfás bizonylatok esetében az előírásnál le kell cseréltetni a programmal az áfa számot a pénzforgalmi áfa átvezetési számára. Ilyen esetekben be kell pipálni a "Fiz. áfa lecserélése pénzforg. átvezetési számra" jelölőnégyzetet, és az importálás előtt a könyvelhető cégek karbantartásában is be kell állítani az adott céghez, hogy pénzfogalmi szemléletű.

Az importálás során, ha olyan napló kódot talál a fájlban, mely nincs hozzá rendelve egyik naplóban sem a programunkban, akkor egy ablakban ezt megkérdezi, hogy hova kerüljön. Ha helytelen napló kód kerül megadásra, akkor a vegyes naplóra kerülnek az ilyen tételek.

Az importálás végén a rendszer felajánlja a folyószámlák generálását, mely szükséges ahhoz, hogy a beemelt tételek megjelenjenek a folyószámla kezelésben.

Az importálás befejezéséről egy üzenetben tájékoztatja a program a felhasználót.

Ezek után érdemes ellenőrizni a beemelt tételek helyességét, és testre szabni a számlatükröt. Ez utóbbi esetében az alábontott számlákat nem lehet teljes biztonsággal meghatározni automatikusan, és azt sem, hogy az egyes főkönyvi számok csak a Tartozik, csak a Követel, vagy mindkét oldalon szerepelhetnek-e.


FONTOS: Az AUDIT.XML fájl felépítése miatt program nem képes helyesen importálni minden speciális könyvelési tételt. Ilyenek lehetnek a részben levonható és le nem vonható tételek, valamint a fordított áfák, mint például a mezőgazdasági, építőipari, az EU-s termék beszerzés vagy a termék import ÁFA.


Jellemző problémák egyes programok által kiállított AUDIT.XML állományokban

 - A teljesítés dátumától eltérő áfa dátumú tételek áfa dátuma a teljesítésé lesz, mert az XML állományban nincs külön áfa dátum adat


Novitax:
- A TM kulcsú tételeket a mi áfa listánk nem hozza, mert a Novitax programban ezek nem kerülnek rá áfa számra (466-ra vagy 467-re)
- A pénzforgalmi szemléletű áfás tételek könyvelése másként történik, ezért ezek kiegyenlítésénél nem tudja a programunk automatikusan lekönyvelni az áfa értékét