.

Programunkban lehetőség van számlázási adatok átvételére, könyvelésére a szamlazz.hu rendszeréből. A menüpont a programban, az adatimport modul aktiválása után jelenik meg. Ez nem alapja a könyvelő programnak, külön modulként vásárolható. Ennek segítségével más rendszerekből hozhat és adhat át adatokat előre meghatározott szabvány alapján. 

Amennyiben olyan külsős rendszerből szeretne Excelből importálni, amely még nincs felvéve listánkra, akkor ha az alábbiak szerint készíti el a fájlt, akkor az beemelhető lesz.

Az Excel fájl struktúrája:


1. A használandó karakterkészlet:

Windowsos programba történő átadásnál:
- OEM 852
- ANSI
- Esetleg: cwi, k852


2. A használható file formátumok:
- XLS, XLSX
- CSV


3. Excel formátum leírása:
A nem kötelező mezőket üresen lehet hagyni. Amennyiben olyan csv formátumot használ, amelyben például az A oszlopba kerül minden adat, akkor az egyes mezőket chr(59) vagy chr(9) karakterek valamelyikével kell elválasztani. A sortörés a chr(10) legyen ebben az esetben.

Típusok beállítása:
- C: Szöveges karaktereket, és számokat is tartalmazhat - L: Logikai típusú (IGAZ-HAMIS)
- N: Szám típusú, csak számot tartalmazhat
- D: Dátum típusúnak kell lennie az oszlopoknak


4. Az alap XLS file formátum leírása - Az XLS file mezőnevei kötelezően a formátumban megadottak legyenek
- Az XLS file neve tetszőleges
- Az importáláshoz az IMPORT.DBF file a program illetve a könyvelt cég könyvtárában helyezkedjen el.
- Mezőformátumok a DBF file-ban megszabott módon: Char,Num,Date,Logical
- Más struktúra esetén az import lefejleszthető, ezzel kapcsolatban keresse fel Ügyfélszolgálatunkat.


Az alap Excel fájl struktúrája:

5. Formátum leírása
Az XLS fájl mezőnevei kötelezően a formátumban megadottak legyenek. Az XLS file neve tetszőleges. Az importáláshoz az IMPORT.DBF file a program illetve a könyvelt cég könyvtárában helyezkedjen el. Mezőformátumok a DBF file-ban megszabott módon: Char,Num,Date,Logical

Más struktúra esetén az import lefejleszthető, ezzel kapcsolatban keresse fel Ügyfélszolgálatunkat.

Az Számlázz.hu Excel fájl struktúrája:

6. Általános kitöltési feltételek több soros bontás esetén:
Ha egy bizonylatot több Tartozik - Követel párra kell bontani, akkor több sort kell létrehozni azonos bizonylatszámmal. Ha egy bizonylaton több tétel is szerepel, akkor azt lehet külön sorban rögzíteni. A programban van lehetőség beállítani, hogy egy tételbe összegződjenek számlaszám és áfa százalék alapján.

Az egy bizonylathoz tartozó sorokban a nettó összérték és bruttó összérték mezőknek minden sorban annyinak kell lenne mint az adott sor megbontáshoz tartozó nettó vagy bruttó összegek együttvéve.


7. Az áfa főkönyvi számának és az áfa kódjának meghatározása a lenti módon történik a programunkban.

1) Az áfa kód alapértelmezetten a következő módon alakul (az áfa kódok a "Karbantartás/Áfa kódok karbantartása" menüpontban láthatók):

Ha a devizanem HUF, vagy Ft, vagy nincs kitöltve, vagy az adószám alapján belföldi a partner (üres az adószám, vagy HU az adószám eleje, vagy számjeggyel kezdődik), akkor szállító esetén LA lesz az áfa kód, vevő esetén pedig FA. Más devizanemnél külföldi adószámú partner esetén EX lesz az áfa kód.

2) Az import állományból kiolvassa a program az áfa számlaszámot:

2/1) Ha meg van adva egy áfa számlaszám, akkor erre rákeres az áfa kódok karbantartásában. Szállító esetén a levonható, vevő esetén a fizetendő oszlopot vizsgálja. Azt keresi, hogy melyik az első áfa kód, amihez az állományban megadott számlaszám van beállítva.

Ha pl. az áfa kódoknál az FA kódnál 46711 van a fizetendő oszlopban, az import fájlban pedig 4671 szerepel, akkor azt is találatnak érzékeli a program, mert az állományban szereplő szám hosszáig vizsgálja csak az egyezőséget. Viszont nem fogja megtalálni az FA kódot, ha oda 4671 van beállítva, az import állományban pedig 46711 szerepel.

Ha talál egy áfa kódot, akkor az ahhoz beállított áfa számla és kód lesz rögzítve a főkönyvbe (az előbbi példánál FA és 46711).

Ha nem talál megfelelő áfa kódot, akkor kiír egy üzenetet, és nem rögzíti le a könyvelésbe az adott sort.

2/2) Ha nincs megadva áfa számlaszám az import fájlban, akkor az 1) pont szerint meghatározott áfa kód (FA, LA vagy EX) alapján fog keresni a program az áfa kódok karbantartásában. Szállító esetén a levonható, vevő esetén pedig a fizetendő oszlopba beállított áfa számlaszámot fogja kivenni. Ha ez a szám alábontott, akkor egy ablakban felugranak az alábontásai, és ki kell választani a megfelelő könyvelhető számot. Ezt a választást egyszer engedi a program egy importálás során, vagyis az összes tétel az ekkor kiválasztott áfa számra fog kerülni.

2/3) Ennek a két módszernek a kombinációja is lehetséges olyan módon, hogy az import fájl elején vannak kitöltve az áfa számok, a végén pedig nincsenek. Ilyenkor az elején levő sorokra a 2/1) módszer fog élni, a végére pedig a 2/2) módszer. Ha eléri az első üres áfa számú sort, akkor az után a következő összes sorba az ott meghatározott vagy kiválasztott áfa számot rögzíti be a rendszer.


Összefoglalva a működést:

Az import állományban áfa számlaszámokat lehet megadni, nem áfa kódokat. Ezek a számok, az áfa kódok karbantartásában szereplő beállítások (melyik áfa kódnál milyen áfa számla van), a devizanem és a partner adószáma együttesen határozzák meg azt, hogy a tételek melyik áfa kódra és áfa számlára kerülnek.

Az importálásról itt olvashat: Főkönyvi feladás Excel fájlból