Programunkban lehetőség van számlázási adatok átvételére, könyvelésére külső számlázó programból, ilyen például a szamlazz.hu online rendszere. A menüpont a programban, az adatimport modul aktiválása után jelenik meg. Ez alapvetően nem része a könyvelő programnak, külön modulként vásárolható meg. Ennek segítségével más rendszerekből hozhat és adhat át adatokat előre meghatározott szabvány alapján.

A SZAMLAZZ.HU rendszerből történő importálás menete:


A főkönyvi adatexportot az alábbi módon kéri le a szamlazz.hu-n:

- A főkönyvi rendszer típusát állítsa QualitySoft Főkönyvre, a Könyvelési módot pedig kettős könyvvitelre.

- Az így kapott export fájlt (CSV formátumú) nyissa meg excelben, majd a mentés másként menüpontot választva a fájl típusát állítsa át   Excel-munkafüzetre és így végezze el a mentést. Ekkor a fájl formátuma már XLS lesz, amit be tud importálni programunkba a Karbantartás > Adatmentés, visszatöltés > Főkönyvi feladás betöltése(Excelből) menüpontot elindítva. - Amennyiben a fájlt nem menti el XLS dokumentumként, CSV-ként is be tudja importálni.


Ekkor a számlázz.hu/CSV-t kell kiválasztani a menüpontot elindítva a "Milyen importot használ?" kérdésre.


Más külső programból is van lehetőség xls, csv formátumú fájlok beemelésére, ezzel kapcsolatban keresse fel ügyfélszolgálatunkat.

Amennyiben a számlák kiállításakor nem lehetséges a vevők számlaszámának megadása, lehetősége van név szerinti azonosítást beállítani programunkban. Ebben az esetben automatikusan bekerül a partner egy új azonosítóval a számlatükörbe.

Kétféle lehetőség van tehát a partnerek azonosítására:


1.) A könyvelhető cégek karbantartásában a "Külső adatimport esetén partnerszám generálás név alapján" választómezőt jelölje be. Ilyen esetben programunk a számlákon lévő partnerekhez név alapján generálni fog egy számot és azon a számon kerülnek be a számlatükörbe, illetve arra fognak könyvelődni. Fontos, hogy ha például ugyanaz a partner többször is szerepel az importálandó fájlban (több számlája is van), akkor mindkét számlán karakter pontosan meg kell egyeznie a névnek, mert ha eltérés van, akkor új számlaszámra fognak kerülni (Későbbi importok esetén is figyelni kell). Amennyiben az adott partner neve már szerepel a számlatükörben (karakterre pontosan), akkor természetesen az ott felvett számlaszámra fog könyvelődni. Ezt a beállítást minden cégben külön el kell végezni, amelybe ilyen típusú importot szeretne használni.


2.) Amikor elindítja a főkönyvi feladás betöltése(excelből) menüpontot, akkor van lehetősége megtekintenie táblázatos formában a beimportált adatokat könyvelés előtt. A másik módszer a számlaszámok megadására az, hogy ebben a táblázatban manuálisan, kézzel beírják a tartozik számlaszámot, illetve a "KONYVKOD" nevű oszlopba ugyanígy a partner számát. Így az adott partnerek száma bekerül a számlatükörbe is. Az előző pontban leírt táblázatot érdemes lekérni, mert ebben meg tudja nézni, ellenőrizheti, javíthatja a könyvelési adatokat. Amennyiben a számlák kiállításakor a számlázz.hu rendszerében adott meg azonosítót a vevőnek (311XXXXX), akkor a név szerinti partnerszám generálást nem kell bekapcsolnia. Azt, hogy helyesen berögzültek-e a partnerek azonosítói, azt az excel fájlban meg tudja tekinteni a "Főkönyv vevő azonosító" oszlopban. Az importálás előtt több dolgot is be kell állítania. Amikor kiválasztja a beimportálandó fájlt programunkba, akkor megjelenik egy ablak, amelyben be tudja paraméterezni az importot:





Milyen importot használ?: Itt tudja beállítani, hogy melyik rendszerben készített importot kívánja beemelni. Programunk alapértelmezetten felajánl egy alap formátumot. Ha ilyen struktúrában készíti el az xls dokumentumot minden alkalommal, akkor gyakorlatilag nem kell külön importot beparamétereztetnie. Hogy milyen oszlopoknak, milyen sorrendben kell ekkor szerepelnie, arról az alábbi linken olvashat részletesen.

Amennyiben egy általunk egyedileg beparaméterezett típust használ, azt ebben a pontban tudja kiválasztani. Így gyakorlatilag minden olyan xls, csv formátumot fel tud adni könyvelésre, amely tartalmazza az ehhez szükséges adatokat.


Importálandó fájl: Itt kell kiválasztani az előző mezőben kiválasztott típushoz tartozó fájlt.
Főkönyvi feladás típusa: Ettől függ, hogy a főkönyvi feladás során minden számlán szereplő tétel egyenként kerül rögzítésre (tételes vagy anyagonkénti feladás), vagy pedig ÁFA kulcsonként összevonva. Alapértelmezetten ez a mező tételes, ha átállítja összesítettre, akkor a főkönyvi feladás, tehát az egy ÁFA kulcs (pl.: 27, 18, 5) alá tartozó tételek összesítve kerülnek rögzítésre. Amennyiben szükséges, az összesített sorokhoz egyenként generálódik az ÁFA sor. Készpénz tartozik: A készpénzes vevők kerülnek erre a számlaszámra. (Csak abban az esetben, ha nincs kitöltve a Főkönyv vevő azonosító oszlop az excelben) Átutalás tartozik: Amennyiben Vevő vagy szállító gyökér számlát állít be a T oldalra (pl.: 311 vagy 454), akkor a program a számlatükörben név alapján megnézi, hogy szerepel-e benne, amennyiben nem, akkor felveszi a partnert. Ha szerepel a számlatükörben, akkor az annak megfelelő számlaszámot fogja behelyettesíteni a T oldalra. Az átutalásos vevők kerülnek erre a számlaszámra. (Csak abban az esetben, ha nincs kitöltve a Főkönyv vevő azonosító oszlop az excelben) Követel számlaszáma: Az a számlaszám, amelyre a bizonylatok követel oldala fog könyvelődni. (Csak abban az esetben, ha nincs kitöltve a Tétel árbevétel főkönyv oszlop az excelben)


Átutalás külföldi: Külföldi partnerek esetén a tartozik oldal. Az EU-adószámnak kitöltve kell lennie, ez alapján tudjuk beazonosítani, hogy külföldi-e a partner. (Illetve ha a főkönyvi számok ki vannak töltve az is megfelelő)


Követel külföldi: Külföldi partner esetén a követel oldal
Fontos, hogy az áfa kódok karbantartásában az FA és EX kódu soroknál a megfelelő áfa számok szerepeljenek. Forintos számla esetén az FA kódra, illetve annak a számára fognak könyvelődni a tételek, devizás számla (illetve külföldi parnter) esetén pedig az EX kódra. Amennyiben az import fájlban ki van töltve a Tétel árbevétel áfa oszlop, tehát van megadva áfaszám, akkor arra kell figyelni, hogy az áfa kódok karbantartásában be legyenek állítva ezek a számok (illetve természetesen a számlatükörben is szerepeljenek). Amennyiben a partnerszámok generálásához az 1. pontban foglaltakat alkalmazza, akkor a "tartozik", illetve "konyvkod" oszlopokban 311-et fog látni, ezeket nem kell módosítania, a rögzítéskor már a megfelelő számlaszámokra fognak kerülni. Az Excel fájl struktúrájáról az alábbi linken olvashat részletesebben.