Programunkban van lehetőség külső számlázó programból történő könyvelési adatok átvételére, ehhez szükséges az import modulunk megléte.
Az adatok átvétele a Karbantartás / Adatmentés, visszatöltés menüpontból lehetséges. Itt az Önnek megfelelő menüpontot kell lefuttatnia.
A könyvelési adatok átvétele egy IMPORT.DBF fájlon keresztül történik, melyet az átvétel előtt a program megfelelő cégkönyvtárába kell másolnia. Ennek a fájlnak a feltöltését Önöknek vagy a külső számlázó program fejlesztőinek kell megvalósítania. (A struktúra létrehozásához kérjenek segítséget Ügyfélszolgálatunkon.)
Importálás során a következőkre van lehetőség:
Partner azonosítás
-------------------
A külső számlázó programban a vevőnek, szállítóknak kell adni egy új azonosítót.
Ami pl. 31100001 -től indul. Főkönyvi száma is egyben a partnernek.
A szállítónak 45410001 -tól indul. A Számlázó adja a partnereknek a KONYVKOD mezőbe az import dbf-ben..
Lehet simán 00001 a kód is, csak akkor az import fájl előállításakor gondoskodni kell
a sorszám elé a 311 vagy 4541 beillesztéséről!
A KONYVKOD mezőben a partnerkód található mely a partner azonosítását
szolgálja. Tehát ha pl az Önjök programjában a partnernek 00001 a kódja,
akkor az ha vevő az illető partner átadhatják a mi programunkba úgy hogy
elé beszúrják a 311-et így 31100001 lesz a KONYVKOD mezőben,
Az import fájl előlálításakor gondoskodni kell a sorszám elé a 311 vagy
4541 beillesztéséről! (szállító esetén 4541-et kell elé beszúrni)
Ha vevő és szállító is a partner akkor két kódja van! 4541 és 311 alatt is!
A kettősben átvételkor a program az új partnereket átveszi, az új azonosítóval.
pl. 31100001- és így tovább. Ha a kettősben is szeretne felvenni új partnereket,
akkor javasolt az a főkönyvben 311 helyett pl. 311A0001 sorszámmal felvinni.
Különben a számlázó átadás összekeveredik.
A program képes a partner főkönyvi számát is generálni ha az adószámmal és a névvel történik az azonosítás
azonban ilyenkor fontos a pontos név egyezés! Ez egy speciális átvételi üzemmód esetén lehetséges csak.
Ebben a speciális átvételi üzemmódban nem szükséges a KONYVKOD teljes megadása, csupán a vevő vagy szállító gyökér
szám megadása szükséges. Azonban ezt csak végszükség esetén javasoljuk, hiszen ha a partner
adataiban akár egy betű is megváltozik akkor már másik partnernek érzékeli
ilyenkor a rendszer. Tehát amennyiben lehetséges töltsék ki a KONYVKOD mezőt.
A könyvelő programban kétféle üzemmódja van az importnak. Az egyik üzemmódban a partner neve alapján azonosít,
a másik üzemmódban a KONYVKOD alapján. Alapból a partner neve szerinti üzemmód van bekapcsolva.
Át kell állítani akkor ha az import állományban kitöltjük a KOYVKOD mezőt..
Az átállítás menete:
A programban a Kilépés/Gyors menü menüpontban a rendszer beállítás táblázat speciális működéshez nevű menüt
kell indítani, és az összes paramétert kell kérni.
A g kell keresni az 59-es kódú paramétert aminek a neve: "Külső adatimport esetén partnerszám generálás név alapján"
És át kell állítani egy ENTER-el "NEM"-re.
Ebben az esetben a KONYVKOD alapján fog importálni a rendszer
A számla készpénzes vagy átutalásos honnan derül ki?
------------------------------------------------------
A főkönyvi számból egyértelműen kiderül. PL 381, vagy 311
Mivel a főkönyvi rendszert csak az érdekli hogy a számla később lesz-e kiegyenlítve
vagy azonnal kifizették kp-ben így lehet akármennyi fizetési mód a számlázóban,
azonban főkönyvileg mindössze kétféle eset lehet.
a.) 311 -re kerül át a számla, - Ekkor utólagos fizetésről van szól.
b.) 381-re kerül át a számla, - Ekkor azonnali KP-s fizetésről van szól
Kiegyenlítések fogadása a számlázóból
------------------------------------
Az importban a kiegyenlítéseket is fogadni tudja a rendszer!
Ebben az esetben pl. banki kiegyenlítéskor a bank naplóba kell átadni a
kiegyenlítéseket.
Pl. Tartozik: 3841 Követel 31100001
Sztornó számla átadása
----------------------
Sztornónál a tartozik követelt meg kell cserélni és a kapcsolódó bizonylatba
be kell írni az eredeti számla számát. Az FSZSORREND mező tartalma ilyenkor 2 legyen.
Tehát nem elegendő egyszerűen negatív számot használni.
Negatív szám egyáltalán nem használható?
Könyveléstechnikailag helyesebb a Tartozik követel megcserélése,
azonban a rendszer elfogadja a negatív számot is.
A könyvelő rugalmasságán múlik, hogy elfogadja-e, ha negatív számot lát,
mert a kettős könyvelésben a negatív szám kissé furcsa.
A folyószámla sorrend FSZSORREND így alakul:
---------------------------------------------
Számla típusa Sztornó Fiz.módja Folyószámla sorrend
Kimenő Nem KP üres
Kimenő Nem Átutalás 1
Kimenő Igen Átutalás 2
Kimenő Igen KP üres
Kiegyenlítés Nem Banki utalás 2
Kiegyenlítés Nem Árfolyam diff 3
Ha készpénzes akkor nem érint folyószámlát így üresen kell hagyni.
Ha átutalásos számla sztornója akkor 2-t kell megadni.
Készpénzes számla sztornója esetén mivel nem érint folyószámlát
így ilyenkor üresen kell hagyni.
Bizonylatszám hossz
--------------------
Szoftverünkben a számlaszámok 15 karakter hosszúságúak, Önöknél 14 karakter
megadására van lehetőség. A 14 karakter a maximális hosszúság?
Milyen módon lenne lehetőség 15 karakter megadására?
Sajnos 15 hosszú számlaszám megadásra nem lehetséges, a könyvelők
ilyenkor azt szokták tenni hogy az első 14 vagy az utolsó 14 jegyet rögzítik
be ez is elégséges az azonosításhoz
Cím megadás
------------
Programunkban egy hosszú címbeviteli mező található, mely csak akkor bontható
szét irányszószámra, városra, utcára, ha szabványos formátumban lett megadva.
Ügyfeleink nem minden esetben adják meg ilyen módon a címet, valamint külföldi
irányítószám esetén az 5 karakter kevés. Milyen módon lehetne áthidalni ezt
a problémát?
P partner adatainak városra iránytószámra történő bontása kizárólag azt a
célt szolgálja, hogy az átvet adatokból a könyvelő tudjon fizetési
felszólítást vagy egyenlegközlőt küldeni az ügyfélnek.
Ha ezt a funkciót a számlázóból használják akkor nem is igazán fontos
megadni ezeket az adatokat.
Bővíteni nem tudjuk a mezőhosszat.
alap000 és alap00 értelmezése
-------------------------------
Az alap000 és alap00 helyekre csak abban az esetben szükséges írni, ha a
tétel áfakörön kívüli, vagy áfamentes?
Abban az esetben ha devizás exportról van szó, amely áfa mentes,
akkor a számla devizás összegének Forintba átszámolt összegét kell
az alap000 mezőbe írni.
Ha belföldi, de áfa mentes, akkor az alap00-be kell írni.
Ha nem kimenő számlának az átadása történik, hanem pl. egy vegyes tételé
vagy banki, pénztári kiegyenlítésé, vagy kerekítési soré, azt szintén az alap000 mezőbe kell írni.
Tehát minden olyan tétel ami áfát nem érint az alap000 mezőbe kerül forintban!
Devizás számla átadása
----------------------
Az alap1, ado1, alap2, ado2...stb. helyekre ha a számla eurós, akkor az
értéket forintban, vagy euróban szükséges megadni?
A rendszerbe ezekre a helyekre a forint összeget kell írni.
A devizás értéket minden esetben az árfolyammal visszaosztja a rendszer a
forint összegből. 1 tizedesjegy lehet maximum.
Nosszes, Bosszes mezők értelmezése:
-----------------------------------
Hogy értelmezendő az a leírás, hogy dos program esetén azonosnak kell lennie
az összes sorban?
(Értelmezésünk szerint azonban egy sor egy számlát takar)
Alapesetben egy sor egy számlát tartalmaz, azonban lehetnek speciális esetek
amikor egy számlát többféle tartozik -követel értékre kell bontani, ezért
van egy másik fajta üzemmódja az import fájl használatának, melynél 1 sor
1 tartozik -követlel párt jelent, és teljesen a könyvelési logika szerint
lehet átadni az adatokat. Ebben esetben egy számla annyi sort jelent az import
állományban ahány tartozik-követel párra akarjuk bontani a számlát, és az
Nosszes, Bosszes mezők kitöltésénél a megjegyzés erre az esetre vonatakozik.
Az alapesetben tehát 1 sor lévén a számla teljes nettó ill, bruttó összegét
várjuk ide.
Itt lehetséges negatív érték is (pl. stornó számlánál elképzelhető; lásd: "Sztornó számla átadása" rész fentebb).
A tartozik / kovetel részhez a főkönyvi számokat kötelező megadni!
-------------------------------------------------------------------
A könyvelő mondja meg hogy ide milyen számlafaja esetén milyen számok
rögzüljenek.
Az afaszam részt kötelező megadni!
------------------------------------
A könyvelő mondja meg hogy milyen áfa számlára akarja átenni az adatokat.
Alapestben 467 a fizetendő áfa szám, és 466 a levonható áfa szám, de mivel
a könyvelők ezt alá szokták bontani testzésük szerint, ezért
pl. 46711 vagy ilyesmi számot vár ide a rendszer. Könyvelővel kell egyeztetni.
A munkaszam rész kötelező? Mit szükséges ide megadni?
------------------------------------------------------
Pl. Ha van több projekt a cégben, és az egyes projektekhez több különböző
számla tartozik, akkor az azonos project-re kiállított számlák, és a
projekthez felhasznált költségek. ún. munkaszám-al azonosíthatók.
Amennyiben nyilván akarják tartani a könyvelő programban ezt, akkor kell
ide megadni a projekt azonosítóját, ez bármilyen jel lehet ami azonosítja
az egyes munkákat.
Nem kötelező megadni ha nem akarjuk használni.
Az adoszam rész kötelező? Milyen formátumban szükséges az adószámokat megadni?
------------------------------------------------------------------------------
Az adószám használata az értékhatár feletti számláknál kötelező. De mivel
ez az összeg akár több számlából is összejöhet, ezért javasolt minden
számlánál kitölteni.
Az mindegy, hogy kötőjellel vagy anélkül adják meg, szerintem jobb
a kötőjeles megadás.
Ha EU-s exportról van szól, akkor pedig az EU-s adószámot várja ide a rendszer.
A naplokod pontosan mit takar?
--------------------------------
A könyvelők a számlákat különböző úgynevezett gyűjtő naplóba könyvelik.
Ezt minden könyvelő egyedi logika szerint alakítja ki de van egy standard alap
beállítás
10 -Pénztár A készpénzes számlát a leggyakrabban a könyvelők a pénztár naplóba könyvelik.
Lehet olyan eset hogy először vevő naplóba könyvelődik és azután azonnal a pénztári
kiegyenlítés is átadódik, eben az esetben 2 sor van egyik 40 a másik 10-es naplókóddal
20 -Bank Abban az esetben ha a számlázó programból a kiegyenlítések is átkerülnek a könyvelésbe,
és banki kiegyenlítésről van szó akkor a 20-as bank naplókódot kell használni.
30 -Vegyes Ha az import állományt például bérfeladás fogadására használjuk,
akkor azt a vegyes naplóba kell átadni. Minden ide kerül ami nem érint
pénztárat, bankot, vagy kimenő bejövő számlát. Pl. elábé könyvelése
40 -Vevő Az átutalásos kimenő számlát alapesetben a vevő naplóra könyveljük
50 -Szállító Az átutalásos bejövő számlát alapesetben a vevő naplóra könyveljük
A tétel áfa típusa.
--------------------
Alapesetben a "tétel" szó itt nem számlatételt takar hanem a bizonylatot magát.
Alapesetben egy sor egy számlát tartalmaz, azonban lehetnek speciális esetek amikor egy számlát többféle
tartozik -követle értékre kell bontani és akkor tételesen is meg lehet adni.
Alapesetben az egész számlához egy áfa típust kell megadni,
pl. fizetendő áfa=FA
Az afa_kod kitöltése kötelező!
Mi a helyzet azonban a fordított típusú áfákkal?
Például egy EU beszerzés esetén a tétel áfa tartalmát rá kell könyvelni a 466 és a 467 -es főkönyvi számokra is
egy átvezetési számlán keresztül. Ebben az esetben egy soros vagy több soros import feltöltést is lehet alkalmazni.
A többsoros import leírása a következő bekezdésben található. Egy soros üzemmódban az áfa kód alapján dönti el a rendszer,
hogy fordított típusú áfáról van-e szó. Ha igen, akkor az afaszam mezőben az átvezetési számnak kell szerepelnie, és az
áfa kódok karbantartásából keresi ki a program a fizetendő és levonható áfa számot.
Többsoros import
-----------------
Többsoros import alkalmazása esetén nem használjuk ki az import állomány azon könnyítési lehetőségét, hogy egy
számla az import állományban egy sor lehet még akkor is, ha több különböző áfa kulcs van a számlán.
Ebben a speciális üzemmódban az import állományt pontosan ugyanolyan felépítésben állítjuk elő mint ahogyan
a könyvelőprogramba rögzülni fognak az adatok.
Többsoros import alkalmazása esetén minden érték adatot az áfa kulcsának megfelelő, és a BOSSZES mezőben kell
megadni minden sorban. Az alap sorban csak a megfelelő alap oszlopot kell tölteni a BOSSZES mellett, az áfa
sorban pedig csak a megfelelő ADO oszlopot a BOSSZES mellett.
Többsoros import esetén az első sor az áfa alapot fogja tartalmazni, és ezután nyitunk egy új sort vagy sorokat
az import állományban mely az áfa értéket fogja tartalmazni.
Ezt általában akkor alkalmazzuk, ha a számlát különböző 9-es vagy egyéb főkönyvi számra szeretnénk szétbontani,
továbbá a fordított típusú áfák (EU-s beszerzés, pénzforgalmi áfa, fordított áfa) esetében is használható ez a módszer.
Nézzünk egy sima kimenő számla példát többsoros import esetén ha mondjuk van a számlán 10.000 ft értékben 27%-os
és 20.000 Ft értékben 18%-os áfa tartalmú tétel is.
1. sor.
ALAP1 = 10.000 AFA1=27% BOSSZES = 12.700 TARTOZIK = 31100001 KÖVETEL = 9111 AFA_KOD=FA AFASZAM=4671
2. sor
ADO1 = 2.700 AFA1=27% BOSSZES = 12.700 TARTOZIK = 31100001 KÖVETEL = 4671 AFA_KOD=FA
3. sor.
ALAP2 = 20.000 AFA2=18% BOSSZES = 23.600 TARTOZIK = 31100001 KÖVETEL = 9112 AFA_KOD=FA AFASZAM=4672
4. sor
ADO2 = 3.600 AFA2=18% BOSSZES = 23.600 TARTOZIK = 31100001 KÖVETEL = 4671 AFA_KOD=FA
A következő példában egy pénzforgalmi levonható áfa könyveléshez az import állomány struktúráját szemléltetjük.
1. sor.
ALAP1 = 10.000 AFA1=27% BOSSZES = 12.700 TARTOZIK = 5111 KÖVETEL = 45410001 AFA_KOD=PL AFASZAM=4661
2. sor
ADO1 = 2.700 AFA1=27% BOSSZES = 12.700 TARTOZIK = 3681 KÖVETEL = 45410001 AFA_KOD=PL
A következő példában egy EU-s beszerzés könyveléséhez az import állomány struktúráját szemléltetjük.
1. sor.
ALAP1 = 10.000 AFA1=27% BOSSZES = 10.000 TARTOZIK = 5111 KÖVETEL = 45410001 AFA_KOD=EU AFASZAM = 3683
2. sor
ADO1 = 2.700 AFA1=27% BOSSZES = 10.000 TARTOZIK = 4661 KÖVETEL = 3683 AFA_KOD=EU AFASZAM üres
3. sor
ADO1 = 2.700 AFA1=27% BOSSZES = 10.000 TARTOZIK = 3683 KÖVETEL = 4671 AFA_KOD=EU AFASZAM üres
Katás szállító kezelése
-------------------------
A KATA kisadózótól befogadott számlákat úgy kezeli a rendszer, hogy amennyiben olyan szállítót érzékel az import
amihez a szállítók karbantartásában be van állítva hogy katás szállító, annak az import folyamán automatikusan
"Katás" értékre állítja a KATA számla típus mezőjét a főkönyvben.
Tehát nincs semmi teendő az import állományban, hanem annyi a könyvelő programban kell felvenni a szállítók közé a katás partnert, és az adótörvény hatálya mezőjében be kell állítani, hogy KATA.
5Ft-ra kerekítés
-------------------
A pénztár naplóra kerülő tételeknél a rendszer automatikusan elvégzi az 5Ft-ra kerekítést. Ehhez generálódik
egy plusz sor a végleges állományba, tehát nem kell az IMPORT.DBF-ben külön soron szerepeltetni a kerekítési
különbözetet. A programban beállított fel/le kerekítési főkönyvi számra fogja tenni a rendszer a kerekítési sort.
Pénzforgalmi fizetendő/levonható és Levonható előleg ÁFA kezelése
-----------------------------------------------------------------
Amennyiben az import állományban az ÁFA kódnál a PF, PL vagy LE kódot adja meg, úgy a program érzékeli a
speciális ÁFA tételt. Ebben az esetben a könyveléskor az ÁFA a programban a Karbantartás/ÁFA kódok karbantartása
menüpontban megadott átvezetési számlán keresztül könyvelődik a megadott fizetendő és levonható számokra.
Folyamatos teljesítésű bizonylatok kezelése
-------------------------------------------
Amennyiben az import állományban az ÁFA kódnál az FF vagy LF kódot adja meg, úgy a program érzékeli, hogy folyamatos
teljesítésű bizonylatról van szó. Ebben az esetben a könyvelésnél az ÁFA dátuma a fizetési határidővel (esedékesség)
fog megegyezni.
Megjegyzés: A folyamatos teljesítésű bizonylatok kezelése csak abban az esetben alkalmazható, ha az import állomány
nem tartalmazza az ÁFA dátuma mezőt. Ilyen formátum igényét jelezze Ügyfélszolgálatunk felé!
Áthúzódó teljesítésű bizonylat kezelése
---------------------------------------
Amennyiben az import állomány tartalmaz következő évi áthúzódó (pl: 2016) teljesítésű bizonylatot is, valamint
azévi (2015) teljesítésű bizonylatot is, a következő évben (2016) állva kell az importálást indítani, hogy a
tételek helyesen lekönyvelődjenek.
Figyelem! A program nem kezeli az egymást követő 2 évtől eltérő tételek importját!
Évek között áthúzódó ÁFA kezelése
---------------------------------
Amennyiben az import állomány tartalmaz következő évre áthúzódó (pl: 2016) ÁFÁ-s bizonylatot is, az áthúzódás
évében (2016) állva kell az importálást indítani, hogy a tételek helyesen lekönyvelődjenek. Továbbá feltétlenül
szükséges a Kilépés/Gyors menü/Rendszer működési alapadatok (alap működéshez) menüpontban az Áthúzódó ÁFA átvezetési
számla számának kitöltése.
Figyelem! A program nem kezeli az egymást követő 2 évtől eltérő tételek importját!