A számla kiállítás közben a következő tudnivalókkal kell tisztában lenni a bizonylat fejlécének elemiről
(törvényi háttér):

A számla kelte:
A számlán a számla keltének mindig annak a napnak kell lennie, amikor Ön a számlát kiállítja. A számla kelte elméleti esetben tehát sem múltbéli, sem jövőbeli dátum nem lehet. Sokan azonban tévhiteken alapulva trükköznek a számla kelte dátumozásánál és múltbéli időpontot adnak meg, pedig a számla keltének semmilyen jelentősége nincs, így teljesen felesleges ezzel bárkinek csalni. Könyvelés és ÁFA bevallás szempontjából a számla teljesítésének időpontja a mérvadó, ami pedig lehet múltbéli és jövőbeli dátum is. Amennyiben ez sem győzte meg, úgy jó ha tudja, hogy a számla szigorú számadású bizonylat, így a számla kelte sosem lehet korábbi, mint a legutóbbi kiállított számla keltének dátuma.


Számla sorszáma: Azonos cégnév alatt tilos azonos sorszámmal számlát kiállítani! Amennyiben Ön több számítógépen, egymástól teljesen függetlenül (nem hálózatba kötve) számítógéppel állítja ki számláit, úgy minden gépen/telephelyen állítsa be a számlázó programban a számla sorszámozása előtt feltüntetendő előtagot! (pl. egyik telephelyen A2013/00001, másik telephelyen B2013/00001). Az előtag beállításával tud arról gondoskodni, hogy a különböző gépeken/telephelyeken kiállított számlák külön tartományban kapják a sorszámot, így teljes biztonsággal elkerülheti, hogy azonos cégnév alatt azonos sorszámmal állítson ki számlát. A számla sorszáma bármilyen formátumú lehet (tehát még az évet sem kötelező tartalmaznia), lényeg, hogy cégen belül egyedileg azonosítsa a számlát.

Számla módosítása: 
Már kiállított (sorszámmal rendelkező) számla tartalmilag nem módosítható! Két lehetősége van a javításra: 1. A számla érvénytelenítéséhez állítson ki érvénytelenítő (storno) számlát, majd állítson ki egy új számlát a kívánt tartalommal, így összesen három számla keletkezik: rossz, rossz stornója, jó számla. 2. A számlát egy lépésből helyesbítheti, ha egy új (helyesbítő) számlát állít ki, ami tartalmilag hivatkozik az elrontott számlára, így összesen csak két számla keletkezik: rossz és a helyesbített

Számla aláírása: 
A számla aláírás és pecsét nélkül is érvényes! Ez a szabály teszi egyébként lehetővé azt is, hogy a számlát egyszerűen akár e-mailben is átküldheti a vevőnek, a vevő így kinyomtathatja azt, Ön pedig megspórolhatja a postaköltséget.

Előleg számlázása: 
2004. májusában megszűnt az előleg számla, mint önálló bizonylat. Előleg számlázása esetén állítson ki egy hagyományos számlát, ahol az értékesített termék neve az legyen, hogy "Előleg" és közvetlen alatta a megjegyzésként tüntesse fel, hogy az előleget milyen termékkel/szolgáltatással kapcsolatban számlázta ki a vevő részére.

- EU-s ügyfélnek történő számlázás ÁFA nélkül: Csak akkor számlázhat ÁFA felszámítása nélkül EU-s ügyfélnek, ha Ön is és a vevő is rendelkezik érvényes közösségi adószámmal! Ilyen számla esetén a számlán kötelező feltüntetni, az eladó és a vevő közösségi adószámát, az ÁFA értékét forintban átszámolva (akkor is, ha az 0 Ft), illetve az átszámításhoz alkalmazott árfolyamot. Amennyiben a külföldi vevő nem rendelkezik közösségi adószámmal, úgy az ÁFA-t mindenképp fel kell neki számítani, nem mentség az, hogy a vevő EU-s országba tartozik.

- Számla nyelve: A számlát a magyar nyelven kívül bármilyen élő idegen nyelven is kiállíthatja, de ilyenkor javasolt a magyar fordítás feltüntetése (kétnyelvű számla). Az adóhatóság az angol, német vagy francia nyelven kiállított számlákat is elfogadja, de ha ettől eltérő idegen nyelvet használ, akkor egy ellenőrzés során kérhetik Öntől a számla fordítóiroda által elvégzett hiteles fordítását.

- Egyszerűsített számla: A számla egyszerűsített adattartalommal is kiállítható, de csak akkor, ha a gazdasági esemény a számla kiállításkor megvalósul (pl. készpénzes vagy bankkártyás fizetés esetén). Ilyenkor a számlán a bruttó végösszeget kell feltüntetni és az ÁFA összeg helyett a bruttó összeg ÁFA tartalmát kell százalékosan meghatározni (figyelem, ez nem egyenlő az alkalmazott ÁFA kulcs százalékával!). 

- Elektronikus számla: Papír használata nélkül is kiállíthat számlákat, de az ilyen elektronikus számlák esetében kötelező a számlákat minősített elektronikus aláírással ellátni vagy a számlákat egy speciális elektronikus adatcsere-rendszerben (EDI) létrehozni és továbbítani. Nagyon fontos, hogy az elektronikus számlázás alkalmazása esetén a vevő előzetes (jellemzően írásos) beleegyezése szükséges.

- NAV megfelelőségi nyilatkozat számlázó programhoz: A NAV nem vizsgál be egyetlen számlázó programot sem (mely konkrétan a NAV honlapján is szerepel információként), már csak azért sem, mert a számlázó programokból folyamatosan újabb és újabb verziók jelennek meg, így azon kívül, hogy ez nem tartozik az adóhatóság körébe, lehetetlen feladat is lenne. Éppen ezért a NAV a szoftverfejlesztőket arra kötelezi, hogy minden egyes eladott számlázó programhoz a vásárló nevére szóló megfelelőségi nyilatkozattal lásson el, ami szavatolja a program jogszabályoknak megfelelő működését. A vásárlónak külön nem kell lejelenteni a számlázó program vásárlását az adóhivatal felé.