Erre két esetben lehet szükség. Ha a számlázó programot a könyvelő programba integráltan használják, vagy ha külön számlázó program fut de külső kettős könyvelő programnak ad át.
Működési beállítások menüpont/bizonylattípusok beállítása/. Válassza ki azt a bizonylatot amelynél szeretné a beállítást elvégezni. Keresse meg a következő oszlopot: Főkönyvbe könyvelje, állítsa igenre. Keresse meg a Készpénz tartozik/Készpénz követel/Átutalás tartozik/átutalás követel/Áfa számla oszlopokat és értelemszerűen töltse ki (könyvelő adja meg). Alapból ezek kimenő számlánál: 381,911,311,911,467.
Könyvelő kapcsolat:
Ha az anyagonkénti könyvelés üres, akkor minden bizonylat a Kp T-K, vagy az átutalás T-K és az áfa számlának megfelelő számra rögzül.
Pl.: Átut.tartozik átut.követel áfa számla vevő
311 911 467 T
ekkor egy 1000 Ft-os bizonylat az első vevőnek, így néz ki:
T K érték
25% áfa esetén 3110001 911 800
3110001 467 200
Ha az anyagonkénti könyveléshez ekkor bekapcsoljuk a”K”betűt, akkor számla felvitel közben minden számla tételsorban felkínálja a gép az árucikkekhez rendelt értékesítés főkönyvi számot és ez át is írható!
T K érték
311001 911001 800
311001 467 200
Leggyakrabban használatos főkönyvi kódok:
381 = Pénztár 467 = Fizetendő ÁFA 511 = Áruköltség 384 = Bank
911 =Árbevétel 466 = Levonható ÁFA 311 = Vevő 454 Szállító
A Bizonylat típusoknál a raktárban a következőket lehet paraméterezni:
Kapcsolat könyveléssel: Igen-re kell kapcsolni ahhoz hogy legyen főkönyvi kapcsolat.
Ha az árucikk könyvelés (T,K,_) és a Könyvelés Partner (T,K,_)üres, akkor minden bizonylat a Kp T-K, vagy az átutalás T-K és az áfa számlánál beírt számra rögzül.
Pl.: Átut.tartozik átut.követel áfa számla
311 911 467
ekkor egy 1000 Ft-os bizonylat a Kiss Pistának, így néz ki átadás után a könyvelő programban
T K érték
25% áfa esetén 311 911 800
311 467 200
Ha a Könyvelés Partner-hez ekkor beírjuk a ”T” betűt, akkor ez azt jelenti hogy a Tartozik oldalra kerülő szám már nem a paraméterezésnél megadott számtól fog függeni, hanem a Karbantartás/Partnerek menüpontban minden egyes partnerhez megadható egy vevő főkönyvi szám, és amit oda beírtunk az fog a Tartozik oldalra kerülni:
Pl: Kiss Pista vevő főkönyvi száma 3110001
Ekkor így alakul az átvitel:
T K érték
3110001 911 800
3110001 467 200
A példánkban a T és K betűk azt az oldalt jelentik amit alá kell bontani. Tehát:
Bejövő számlánál a Könyvelés Partnerhez ’K’ betűt kell beírni, és ekkor a Partner karbantartásnál a szállító főkönyvi számhoz beírt szám fog a követel oldalra kerülni.
Bejövő számlák könyvelésénél tipikus paraméterezés:
Készpénz Átutalás Készpénz Átutalás Áfa Könyvelés
Tartozik Tartozik Követel Követel Partner
511 511 381 454 466 K vagy
814 814 381 454 466 K stb...
Bejövő költség számlák tételes átvitelekor az árucikk könyveléshez ’T’ betűt is meg kell adni. Ilyenkor a Tartozik oldalt a szolgáltatás, vagy költség törzsben megadott főkönyvi számra kerül.
Ha export vagy import számlát könyvelünk akkor ha az nem áfás, akkor a könyvelés ÁFA számla üresen marad. Devizás számlák esetén a deviza forintba átszámítást be kell kapcsolni.
Kimenő számlák könyvelésénél tipikus paraméterezés:
Készpénz Átutalás Készpénz Átutalás Áfa Könyvelés
Tartozik Tartozik Követel Követel Partner
381 311 911 911 467 T
Ha az árucikk könyveléshez ekkor beírunk egy ”K” betűt, akkor ez azt jelenti hogy a Tartozik oldal arra a számra megy át amit beparamétereztünk tehát az előbbi példánál maradva változatlanul a 311-re megy át, viszont a Követel oldal a „K” betű miatt nem a beállított 911-re megy át, hanem ekkor a Karbantartás/Árucikkek menüpontban minden egyes árucikkhez megadható egy 9-es alábontott főkönyvi szám, és a Követel oldal attól fog függeni, hogy az adott bizonylaton található árucikkekhez milyen 9-es kódot adtunk meg az árucikk törzsben.
Ez arra szolgál hogy árucsoportonként más árbevétel számra kerülhessen a főkönyvre az érték.
Pl. A legelső példánál említett 1000 Ft-os számlán 2 db árucikk szerepel. Az első árucikkhez beírtuk a cikktörzsbe hogy 911001 ennek az értéke 600 Ft bruttó, a második cikk 400 Ft bruttó, és ehhez az árucikkhez beírtuk a cikktörzsbe hogy 911002.
Ekkor így alakul az átvitel:
T K érték
3110001 911001 480
3110001 467 120
311 911002 320
311 467 80
Ha az árucikk könyveléshez T betűt írunk akkor a Tartozik oldal bontódik a cikktörzsben megadott számoknak megfelelően. Ezt bejövő számla esetén lehet beállítani.
FONTOS!
Egy rendszerben általában nem lehet egyszerre árucikk könyvelésnél T és K betű tehát nem lehetséges hogy a Kimenő számlához árucikk könyveléshez K-t írunk és ugyanebben a rendszerben a bejövő számlához meg K-t. Ez azért nem megengedett mert T, és K betű esetében a cikktörzsben a KONYVEL nevű mezőben levő számot veszi ki a rendszer és azt teszi be a Tartozik vagy a Követel oldalra. És ez miatt ha egy árucikk szerepel bejövő számlán is és kimenő számlán is, és a cikktörzsbe beírunk pl. 911001-et akkor kimenő számla esetén helyesen ráteszi a 911001-re de bejövő számlán is a 911001-en fog szerepelni ami számvitelileg helytelen. A fentiekből látszik, hogy abban az esetben ha GARANTÁLHATÓ hogy ugyanaz az árucikk soha nem szerepelhet bejövő és kimenő számlán egyszerre (pl. gyártás miatt) akkor ebben a SPECIÁLIS helyzetben lehetséges egyszerre T és K betű ugyanabban a rendszerben.
Mi a helyzet viszont akkor ha ugyanaz az árucikk szerepelhet bejövő és kimenő számlán is egyszerre, és mégis szükséges lenne a bejövő oldalt is bontani árucikkenként, és a kimenő oldalt is árucikkenként?
Ez az úgynevezett anyagkarton könyveléses rendszer. Erre az esetre az a megoldás hogy az árucikk könyvelés paraméter oszlopba C betűt kell beírnunk. Ekkor az árucikktörzsben több oszlopba is lehetséges ugyanahhoz a cikkhez főkönyvi számokat rendelni, és a bizonylat típusoknál megadható, hogy ebből a több oszlopból melyikből vegye ki a könyvelési kapcsolat a bontáshoz a számot.
Árucikk könyvelésnél C betű esetén a Készpénz tartozik, Készpénz követel, Átutalás tartozik, vagy Átutalás követel oszlopok valamelyikében egy kódot kell beírnunk, ezzel jelöljük hogy melyik mezőből vegye ki az alábontás a főkönyvi számot. A kódok a következők:
ANYAG kód esetén a Készletszámla mezőből
ARKUL kód esetén az Árkülönbözet számla mezőből
ARBEV kód esetén a Árbevétel számla mezőből
KTSGN kód esetén a Költségnem számla mezőből
Példa az anyagkarton könyveléses rendszerre
Készpénz Átutalás Készpénz Átutalás Áfa Könyvelés Árucikk
Tartozik Tartozik Követel Követel Partner könyvelés
381 311 ARBEV ARBEV 467 T C Kimenő
ANYAG ANYAG 4541 4541 466 K C Bejövő
A témáról bővebben olvashat még itt: Főkönyvi feladás beállításai